L’implémentation d’un nouvel outil agile au sein d’une entreprise est un projet d’envergure qui nécessite d’être bien appréhendé et d’être organisé de manière méthodique et réfléchie. C’est d’autant plus le cas lorsqu’il s’agit d’aligner plusieurs équipes autour d’un même outil. La résistance au changement peut souvent freiner l’introduction de ce nouvel outil, même dans les entreprises les plus avant-gardistes et innovantes. Pour aider les responsables de la transformation agile d’une entreprise, nous avons listé 5 astuces pour mener à bien ce challenge.
Un rappel pour débuter : quelques avantages d’un outil agile…
L’introduction de nouvelles méthodes de gestion de projet et outils (i.e. Kanban, Gantt, SAFe, Scrum…) implique de bien gérer la conduite du changement, car c’est un projet très ambitieux ; cela est d’autant plus vrai lorsque les changements concernent un système informatique comme un nouveau logiciel. L’intégration d’un outil agile de gestion de projet vient apporter des nouveautés pour le mode de travail au quotidien, et ce, tant sur le plan technique que social.
En effet, l’introduction d’un outil agile vient insuffler un ensemble de nouvelles approches et valeurs. Comme l’agilité met l’humain au coeur des processus, grâce à un outil agile, nativement collaboratif, les membres d’une équipe – et plus globalement de l’organisation – sont encouragés à communiquer et collaborer davantage tout au long d’un projet. Ils sont invités à partager et capitaliser toutes les informations : avec le bon outil, l’intérêt est que tout cela se passe au même endroit.
Les organisations qui lancent une transformation agile, ont bien conscience de tous les bénéfices et enjeux qui découlent de la centralisation des informations : entre autres, on minimise les risques de perte de données (souvent noyées dans des e-mails ou sauvegardées sur les ordinateurs des collaborateurs), on bénéficie d’une visibilité accrue sur chaque aspect du projet, d’une gestion de projet plus fluide et, surtout d’une traçabilité complète du projet.
Mais devenir une entreprise agile, avant même de considérer l’aspect pratico pratique, implique d’accompagner le changement : il faut savoir surmonter les frictions et réticences qui pourront se présenter en cours de route pour l’adoption d’un outil agile au sein de votre organisation.
Être un leader du changement et faire adhérer une ou plusieurs équipes à l’adoption et l’utilisation d’un outil de gestion de projet agile est sans doute plus facile à dire qu’à faire. Afin que l’adoption d’un nouvel outil agile se passe au mieux, il est fondamental de prendre en compte tous ses aspects, à la fois technique, humains et sociaux. L’un des critères fondamentaux de réussite est sans aucun doute l’implication de tous les collaborateurs : en leur donnant une place dans la conduite du changement, vous leur montrez qu’ils sont pris en compte dans cette transformation : ils ne subissent pas le changement, mais sont de véritables acteurs !
Voici 5 astuces pour les leaders de la transformation.
1. Faire des managers de véritables ambassadeurs
Le premier pas vers l’adoption d’un outil agile consiste à impliquer les équipes de Management : si les cadres supérieurs et intermédiaires sont satisfaits et convaincus de l’efficacité du nouvel outil, ils en feront mieux la propagande au sein de leurs équipes et sauront convaincre les plus réticents. En devenant ambassadeur du changement, ils montrent l’exemple de satisfaction et sauront diffuser cet élan d’enthousiasme.
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Ne visez pas forcément les départements informatiques pour trouver vos ambassadeurs : au contraire, les arguments sont d’autant plus convaincants lorsqu’ils proviennent de profils non-techniques, car cela prouve que l’adoption de l’outil est à portée de main pour tout le monde. On évite le jargon technique, donc les a priori et craintes qu’un tel discours peut provoquer au sein de l’organisation.
Cependant, arriver à impliquer le Management n’est pas chose facile. Souvent, avant de devenir agile, l’organisation fonctionne de manière plus traditionnelle, avec des départements bien distincts qui collaborent très peu les uns avec les autres. Chaque département utilise et fait confiance à ses propres processus, méthodes et habitudes de travail… et surtout, ses propres outils ! En tant que leader du changement, votre meilleur allié est d’arriver à impliquer les managers des différents départements dès la phase de sélection de l’outil : vous démontrez non seulement que l’outil adopté correspond à tous mais aussi que c’est la meilleure solution pour rassembler, fluidifier les relations interservices tout en répondant aux besoins métiers de chacun.
Une fois l’outil agile choisi, il faut veiller non seulement à informer tous les membres de l’organisation de sa mise en place, mais également penser à modéliser et à accompagner ce changement à tous les niveaux : avec l’aide précieuse de vos ambassadeurs, le déploiement de l’outil agile est facilité et vous pouvez démarrer votre transformation agile en douceur.
2. Démontrer les bénéfices que les équipes vont en tirer
Une baisse des coûts est certainement un bon argument pour le Top Management. Mais cela ne va pas vraiment intéresser les équipes. Il est donc important de trouver les bons éléments à communiquer aux utilisateurs pour faciliter l’adoption de l’outil agile. Cependant, pas la peine de mettre des paillettes autour de la nouvelle : au contraire, il est fondamental de communiquer en toute transparence avec eux. Expliquez pourquoi la décision d’introduire un outil agile a été prise, quels sont les avantages pour les utilisateurs, quels changements et améliorations au quotidien, combien de temps pour sa mise en œuvre, etc.
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Recherchez des éléments tangibles à leur présenter : comment cet outil agile va leur faciliter le quotidien et les aider à surmonter leurs challenges ? Pour cela, gardez à l’esprit le concept « work smarter, not harder », c’est-à-dire démontrer aux équipes comment un outil agile les aidera à travailler plus intelligemment et non plus durement.
3. Fournir des tutoriels
Une fois passé à l’étape de la formation, il est important de se concentrer sur la démonstration visuelle de la facilité d’utilisation de l’outil agile et des avantages associés. Simplifier les éléments pour la prise en main de l’outil agile choisi en améliore l’intégration au sein des différentes équipes, indépendamment des compétences techniques individuelles des utilisateurs finaux. Parallèlement, c’est aussi une manière d’éviter le manque d’harmonisation dans l’utilisation de cet outil agile et faciliter toute résolution de problème en cas de besoin.
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Utilisez et diffusez les tutoriels fournis par le vendeur de l’outil agile et créez des FAQ facilement accessible pour encourager l’adoption de l’outil. Cela convaincra même les membres les plus réticents au changement !
4. Découper les étapes de l’adoption en petits morceaux
Il est possible que l’adoption d’un nouvel outil agile puisse être décourageante pour certains membres du personnel, bien qu’ils aient reçu une formation. Pour y remédier, il est convenable de commencer par confier aux équipes – d’autant plus aux plus réticentes – de petites tâches à réaliser dans le logiciel, par exemple créer leur profil, déposer un fichier à partager ou s’attribuer une tâche.
Afin d’encourager tout le monde, vous pourriez également « gamifier » ce processus d’intégration, en prévoyant une sorte de récompense à chaque progrès des équipes. Une autre solution efficace est l’introduction de l’outil agile et de ses fonctionnalités à petits pas : au lieu de déployer tous les aspects du nouvel outil en même temps, limitez-vous à quelques fonctions simples à la fois.
Cela permet à tous les membres de l’entreprise de s’habituer au fonctionnement général de l’outil agile de gestion de projet et, par conséquent, de créer un niveau de confiance accru avant de passer à l’étape successive de la formation.
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Assurez-vous que toutes ces petites tâches qui vont être attribuées mettent en lumière à la fois les fonctionnalités indispensables et les avantages de l’outil agile.
5. Rester à l’écoute
Dernier conseil, mais pas le moindre : soyez à l’écoute de vos équipes et recueillez leurs ressentis et expériences vis-à-vis du nouvel outil agile.
Il est fondamental que les membres des équipes se sentent impliqués et écoutés, d’autant plus en cas de problèmes. Encourager la participation, le partage d’avis et de suggestions via des enquêtes internes régulières auprès du personnel va permettre à la fois de suivre les cas d’utilisations et d’apporter rapidement d’éventuelles améliorations grâce aux feedback.
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Demandez à vos équipes d’évaluer l’implémentation et la phase de transformation. Vous pouvez par exemple leur demander, sur une échelle de 1 à 5, dans quelle mesure elles sont d’accord/pas d’accord avec les affirmations suivantes : "je comprends les changements proposés dans la nouvelle stratégie de gestion de projet agile" ; "avec ce nouveau workflow, je sais ce que l’on attend de moi" ; "je dispose de la formation nécessaire pour prendre en main le nouvel outil agile" ;" je sais où trouver l’information dans le nouvel outil agile"… et ainsi de suite.
En conclusion…
Si vous êtes en charge d’un tel projet de changement pour l’introduction d’un nouvel outil agile de gestion de projet, ces astuces pourront vous être utiles à relever au mieux votre challenge. Il est évident que lorsque l’on entreprend ce processus au sein d’une équipe, et plus globalement d’une entreprise, les enjeux sont multiples. Pour assurer une transformation en douceur et réussir son projet, il va falloir donc être force de proposition, rassurer et encourager les employés ainsi que savoir comprendre et traiter d’éventuels freins et résistances tout au long de ce processus.
Pour cela, il faut également veiller à proposer un cadre, partager des pistes et des bonnes pratiques pour assurer un accompagnement efficace dans la prise en main de l’outil agile, afin que toutes les personnes concernées se sentent partie intégrante de cette évolution.