Agilité et équipes à distance ? À première vue, ces deux termes semblent paradoxaux. Pourtant, l’agilité puise sa force dans sa capacité à s’adapter en permanence. Ainsi, comment le distanciel peut-il impacter la méthodologie de travail et les interactions sociales au sein d’une entreprise agile ? Découvrez dans cet article, comment gérer un projet agile avec des équipes à distance.
Les principaux défis de la gestion de projet agile avec des équipes décentralisées
La méthode la plus simple pour transmettre de l’information à l’équipe est le dialogue en face à face.
6ème Principe du Manifeste Agile (2011)
Le travail à distance peut mener vers une réelle disruption dans la manière de travailler en équipe dans le cadre d’une gestion de projet agile. Les équipes agiles sont de nature assez réactives et privilégient de ce fait, les échanges physiques afin de maintenir le plus d’interactions possibles. Dès lors, plusieurs défis et interrogations peuvent émerger lorsqu’un projet agile est mené avec des équipes à distance. En effet, certaines adaptations et changements devront être adoptés tant en matière de méthodologies que d’outils :
- Revoir la méthode travail : mise en place de nouveaux outils ? quelle méthode d’organisation ? Comment communiquer, échanger et travailler ensemble ?;
- Manque de cohésion d’équipe liée à l’absence de liens entre les membres;
- Perte de confiance : les membres ne se connaissent pas et n’ont pas d’interactions sociales;
- Perte de réactivité : les communications sont moins directes, les incompréhensions émergent au sein de l’équipe;
- Établir des liens avec des membres d’équipes avec qui on n’a jamais eu d’interactions : difficultés pour la cohésion d’équipe;
- Organiser des réunions : horaires ? quels outils ? quel procédé ?;
- Coordination au niveau des fuseaux horaires pour les équipes / membres qui ne travaillent pas depuis la même zone géographique.
Pour vous aiguiller, nous vous partageons plus de détails sur 10 méthodes de gestion de projet et leurs outils. Voyez vous-même celle qui est le plus compatible avec les spécificités de votre entreprise.
Communiquer efficacement et faire preuve de transparence dans les actions menées
La communication : la base d’une équipe soudée
Pour travailler en équipes, les membres privilégient la communication physique avec du matériel pour partager les idées (tableaux, post-it…). Cependant, lorsque les équipes sont à distance, l’éloignement physique peut affecter les relations entre les membres des équipes agiles et de ce fait, influencer la manière de communiquer. Toutefois, n’ayez crainte. Il existe de nombreuses alternatives numériques permettant d’échanger sur des sujets : les tableaux blancs interactifs, les murs de posts-it numériques…
À défaut de ne pas se retrouver physiquement, les membres devront s’équiper d’outils de communication pour conserver du lien même à distance : premièrement, pour les visioconférences (type Google Meet, Teams, Zoom…); mais également des outils de messagerie instantanée pour communiquer de manière plus fluide et directe en dehors des réunions de synchronisation. Ceci permet aux équipes de rester liées et de s’assurer que les informations circulent bien. Comme évoqué précédemment, les équipes agiles sont très réactives : la messagerie instantanée va pouvoir aider les membres à conserver cette dynamique là.
La transparence : vers une meilleure visibilité des actions en cours
Parfois, le travail à distance peut casser la dynamique du travail en équipes et ainsi amener à certaines complexités tant au niveau de la communication que de la transparence. Pour parer à ce manque, il peut être judicieux de fixer certaines règles communes permettant à l’ensemble des membres de bénéficier et d’offrir de la visibilité à l’ensemble des équipes.
Voici quelques solutions :
- Le Backlog doit être clair et visible de tous : en effet, cela permet d’avoir une visibilité globale sur les missions et tâches en cours de tous. (Outil collaboratif de gestion de projet)
- Fixer des règles communes, créer des agenda partagés pour une meilleure organisation globale.
- Bien communiquer entre équipes : parvenir à fixer toutes les sources inquiétudes, remonter le moral des membres – le rôle du Scrum Master peut être celui de favoriser les échanges entre équipes – , communiquer avec les bons mots, essayer d’être le plus clair et précis possible pour ne pas tendre vers des incompréhensions.
- Mettre en place un système d’évaluation durable avec une revue fréquente des objectifs à atteindre : permet à l’ensemble des membres de se positionner et de faire remonter certaines difficultés quant à l’exécution de ses tâches.
Qui plus est, afin de s’assurer du bon fonctionnement du travail en équipe, il est tout à fait possible de réaliser un sondage hebdomadaire auprès des équipes (avec une possibilité d’adapter la fréquence selon les besoins), et de voir si la méthode adoptée convient à chaque membre. Cela permettra de faire remonter certains axes d’améliorations et de tendre vers une méthodologie qui pourra convenir à tout le monde, pour une meilleure performance des équipes.
Instaurer des rituels afin de conserver une bonne dynamique dans la gestion de projet
La mise en place de rituels au sein d’une équipe agile permet de garder un bon rythme et une certaine dynamique de travail. C’est un détail qui fait la différence notamment dans la construction d’une équipe soudée.
Daily Stand-up : la synchronisation quotidienne
Les Daily Stand-up sont des meetings quotidiens propres à la méthode agile Scrum permettant à chacun des membres de connaître leurs objectifs de travail ainsi que les possibles obstacles rencontrés dans le cadre d’une gestion de projet agile. Pour ce faire, chaque membre doit parler des tâches effectuées la veille, des tâches prévues pour le jour-même ainsi que des possibles difficultés ou points bloquants à partager au sein de l’équipe.
De manière à ce que cette réunion soit la plus concise et efficace possible, le Daily Stand-up ne doit pas dépasser 15 minutes et doit commencer à heure fixe, surtout si les équipes sont décentralisées (afin de ne venir pas perturber le rythme de travail des autres membres). Il y a possibilité d’utiliser des éléments et outils visuels comme le Kanban afin à visualiser les tâches du projet ainsi que leurs progressions.
La rétrospective : un moment de partage
La rétrospective est une opportunité pour une équipe d’apprendre, mais surtout de s’améliorer à la fin d’une itération. Le but est de se réunir et de réfléchir à ce que l’on devrait améliorer dans les semaines à venir.
Mener une rétrospective à distance peut être bien différent qu’en présentiel au bureau. C’est pourquoi il peut être intéressant de (re)définir le but de la rétrospective afin de choisir le format idéal et d’en tirer la meilleure valeur possible. Les rétrospectives nécessitent également la présence d’un animateur (le Scrum Master par exemple) : son rôle consistera a créer un environnement où les membres se sentiront à l’aise ainsi qu’à l’encouragement des connexions entre tous les membres des équipes.
Il peut-être intéressant d’utiliser certains outils de rétrospective en ligne avec des formats clés en main, un accès possible à l’historique des rétrospectives précédentes, une liste de thèmes à aborder, l’activité Drop – Add – Keep – Improve…
Qu’est-ce que l’activité DAKI ?
- Drop : ce que l’on devrait vivement supprimer dès le prochain sprint
- Add : ce que l’on devrait intégrer dès le prochain sprint
- Keep : ce que l’on devrait garder au prochain sprint
- Improve : ce que l’on devrait améliorer à partir du prochain sprint
Conclusion
Par conséquent, il est tout à fait possible de gérer un projet agile avec des équipes à distance. Toutefois, cela demande certaines adaptations voire réorganisations au niveau de la méthodologie de travail. Voici quelques astuces pour renforcer la cohésion entre les équipes :
- Maintenir un bon niveau de communication
- Assurer le moral des membres des équipes
- Activer les caméras pendant les Visioconférences pour plus de proximité
- Utiliser des outils collaboratifs pour partager de l’information et encourager les interactions
- Conserver les rituels instaurés de la culture agile
- Mettre en place des jeux pour maintenir un bon équilibre
- Les membres doivent continuellement s’informer des actions menées et donner leurs ressentis