Organiser les tâches d’un projet à l’aide de cartes organisées par ordre d’importance permet aux équipes dites « agiles », d’entretenir un rythme de travail incrémental pour livrer des produits plus rapidement. Mais pour que Kanban devienne un véritable facteur de succès, il est important de bien comprendre comment la philosophie Kanban fonctionne et les fonctionnalités indispensables pour en tirer tous les bénéfices.
Qu’est-ce que la méthode Kanban ?
Kanban, mot japonais couramment traduit par « cartes », est une méthode Agile qui a émergé de l’industrie automobile en 2007. En mettant l’accent sur l’efficacité et tirant profit des avancées numériques, la méthode Kanban a vite séduit le secteur du développement logiciel qui a rapidement compris son apport pour la gestion de projets logiciel : l’amélioration des processus de production et de livraison.
Le principe : Arrêtez de commencer, commencez à terminer
« Stop Starting, Start Finishing »
L’approche Kanban, l’une des méthodes de gestion de projet les plus populaires (telles que Scrum, SAFe…) se concentre sur l’évolution et non sur la révolution : l’important est de savoir exactement où on en est avant d’avancer plus loin, mais surtout de finir les tâches commencées avant d’entreprendre de nouvelles.
L’idée de base de Kanban est de décomposer un projet de développement logiciel et de visualiser chaque tâche de manière bien distincte, à l’aide de petites cartes disposées sur un tableau central. Le tableau Kanban affiche ainsi clairement chaque étape de développement, de façon à ce que tout le monde puisse avoir une vision claire de : ce qui doit être fait (To do), de ce qui est en cours (WIP) et de ce qui a déjà été fait (Done).
Votre tableau Kanban devient un peu comme votre hub d’information central auquel toute l’équipe peut se référer à n’importe quel moment : toutes les tâches sont visibles, impossible de les perdre de vue, ce qui apporte une véritable transparence et chaque membre de l’équipe peut avoir une mise à jour en un coup d’œil sur l’état d’avancement du projet.
Une bonne approche pour démarrer avec l’agilité
Posant les bases de la culture agile, Kanban est une approche que nous conseillons pour débuter sa transformation agile. Car l’approche Kanban, c’est plus que de simples cartes collées sur un tableau. Kanban permet de stimuler la collaboration entre les membres de l’équipe et apporte une visualisation graphique, rapide et simple, du statut des activités.
De manière générale, la gestion de projet agile avec Kanban permet de se concentrer sur les besoins des clients et de livrer rapidement des produits de meilleure qualité ; en d’autres termes, d’être vraiment Agile.
Les 4 principes fondamentaux de Kanban
Démarrez avec ce que vous avez déjà
La méthode Kanban ne nécessite aucune configuration particulière. Au contraire, elle est là pour mettre en avant les problèmes à résoudre dans les processus existants, sans nécessiter de changer ce qui fonctionne. La méthode Kanban convient ainsi à tout type d’organisation et s’applique à tout type d’équipe, ce qui facilite l’implémentation. Pas besoin de changer radicalement votre façon de travailler, vous pouvez commencer tout de suite !
Appliquez les changements de manière évolutive et incrémentale
La méthode Kanban est conçue pour engranger le moins de résistance possible, mais plutôt pour encourager de petits changements progressifs, évolutifs et continus des processus actuels. Pas de changements drastiques en vue, juste une manière douce d’amener les équipes à adopter de nouvelles pratiques, petit à petit, pour devenir pleinement agile.
Respectez les processus, rôles et responsabilités actuels
Kanban n’interdit pas le changement mais ne l’encourage pas plus qu’il ne doit l’être : cette méthode reconnaît parfaitement que les processus, les rôles et les responsabilités prédéfinis sont utiles et convient qu’il faut les préserver. Kanban est donc conçu pour promouvoir et encourager des changements progressifs et logiques sans déclencher une peur du changement lui-même.
Encourager le leadership à tous les niveaux
Le nouveau principe Kanban rappel que pour diriger il ne suffit pas d’être dirigeant : certains des meilleurs leaders sont les personnes de l’équipe qui agissent au quotidien pour tirer l’équipe vers le haut ! Vous n’avez pas besoin d’être un chef d’équipe ou un cadre pour être un leader. Tout le monde doit favoriser un état d’esprit d’amélioration continue pour atteindre une performance optimale en tant qu’équipe/département/entreprise.
Les bonnes pratiques Kanban
Visualiser le flux
L’important est de rendre toutes les étapes du projet visibles : les éléments qui bloquent l’avancement, les goulots d’étranglement et les files d’attente. Cette étape est indispensable car encourage les membres à mieux communiquer et donc à collaborer !
Limiter le nombre de tâches en cours
Toute la magie de la méthode Kanban est dans la limitation du nombre de tâches en cours. Cette limite pousse les équipes à se concentrer sur les tâches en cours et donc à fournir un travail de qualité plus rapidement que jamais dans un environnement plus sain et surtout plus durable.
Gérer le flux
Un flux de travail cohérent est essentiel pour une livraison plus rapide, plus fiable, et apporte une plus grande valeur aux clients, aux équipes et à toute l’organisation de manière générale. Il est donc indispensable de vérifier qu’il n’y ait pas de tâches bloquées qui empêcherait d’avancer. La fluidité du flux de travail doit donc être au cœur des préoccupations !
Penser « amélioration continue »
L’amélioration continue est une technique du « Lean management » qui aide à rationaliser les flux de travail, en économisant du temps et de l’argent à l’échelle de toute l’entreprise. L’approche Kanban repose sur ce principe et encourage donc la recherche constante de l’amélioration, à toutes les échelles !
Tableaux Kanban : comment un outil de gestion de projet va vous aider
Kanban a été créé pour répondre à la demande réelle des clients, pour promouvoir le « juste à temps », plutôt que de livrer des produits sur le marché sans répondre à un besoin réel. Il permet aux équipes de changer de priorités, de réorganiser ou de changer de focus très rapidement : d’être Agile. Pour optimiser tous les avantages de cette méthode – et comme pour tout changement de procédés dans une entreprise – il est important d’être accompagné des bons outils.
Si Kanban ne semble pas nécessiter d’outil spécifique a priori, il n’est pas compliqué de voir les limites de l’usage de la méthode sans outil. La méthode Kanban est faite pour les équipes, mais toutes les équipes ne travaillent pas toutes de la même manière ; de plus, beaucoup d’équipes sont distribuées en multi-sites. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet – ou d’un Enterprise Agile Planning tool (EAP) – devient indispensable pour :
- Fournir aux équipes un véritable environnement de travail collaboratif et agile
- Penser long-terme en investissant dans un outil flexible et constamment évolutif
- Garder sa liberté avec un outil sous licence Open Source (pour aller plus loin à ce sujet, découvrez les avantage imbattables d’une stratégie Open Source)
- Déployer l’agilité à l’échelle avec un outil déployable à l’échelle de l’entreprise.
Comme nous le savons bien, l’introduction d’un nouvel outil n’est pas chose simple, même dans les entreprises les plus innovantes : c’est pourquoi nous vous partageons dans un autre article 5 astuces pour faciliter l’adoption d’un outil agile.
