Excel est souvent utilisé comme un outil de gestion de projet en raison de sa popularité et de sa simplicité apparente. Cependant, il présente plusieurs limites qui le rendent moins adapté à une approche véritablement agile. Cette analyse va explorer ces limites en détail, en mettant l’accent sur les raisons pour lesquelles Excel n’est pas un logiciel de gestion de projet agile. Nous verrons ensuite comment reconnaitre un bon logiciel de gestion agile, vous verrez qu’il y a des fonctionnalités indispensable qui ne sont pas présentes dans Excel. Attention, vous allez améliorer votre gestion de projet et votre agilité 🙂
9 raisons qui vont vous faire changer d’Excel pour la gestion de projet agile
Ceci n’est pas de la gestion de projet agile
34% des entreprises utilise Excel pour gérer leurs projets agiles*.
Or, Excel n’est ni un outil de gestion de projet. Ni un outil agile.
*source: state of agile report 2022
Ni gestion de projet. Ni agile. Mais des risques.
Excel est un outil puissant pour la gestion des données et l’analyse quantitative. Cependant, dans un contexte agile, il présente plusieurs limites qui le rendent moins, voire pas, adapté pour la gestion de projets agile.
Voici quelques raisons qui vont vous le démontrer:
- Manque de collaboration en temps réel : Excel ne permet pas aux membres de l’équipe de travailler simultanément sur un même fichier. Cela peut entraîner des conflits de versions, des erreurs de communication et des retards dans la mise à jour des informations. Comment saurez-vous si la bonne version est la v2.4 ou la v1.8.9 au final ? 🙂
- Absence de fonctionnalités spécifiques aux méthodes agiles : sans des fonctionnalités dédiées pour soutenir les approches agiles, tels que des tableaux visuels, il est difficile avec Excel d’appliquer les principes agiles présents dans Scrum, Kanban, Extreme Programming ou SAFe: collaboration, transparence, inspection, adaptation.
- Difficulté à gérer les changements: Dans un environnement agile, les priorités, les user stories changent rapidement. Excel n’est pas conçu pour gérer facilement tous ces changements réguliers. La mise à jour des informations peut vite fastidieuse et sujette aux erreurs!
- Pas de gestion des dépendances: Excel n’offre pas de fonctionnalités pour gérer les dépendances entre les tâches ou entre els autres éléments du projet logiciel tel que le code source notamment. La coordination entre les membres de l’équipe qui doit inclure les développeurs, les testeurs est franchement plus compliquée.
- Collaboration difficile: Dans les méthodes agile, la collaboration entre les membres de l’équipe est cruciale. Les outils agile doivent faciliter la communication et le partage d’informations en temps réel. Excel, en revanche, n’offre pas de fonctionnalités de collaboration robustes. Les fichiers Excel doivent généralement être partagés par e-mail ou via des solutions de stockage en ligne; la collaboration en temps réel en prend un coup, et cela augmente les risques de conflits de version.
- Limitations en matière de reporting agile : Excel ne fournit pas nativement de graphiques pour le suivi des projets agiles comme le burnup et burdown pour Scrum, le diagramme de flux cumulatif pour Kanban. Il est peut être possible de créer ces graphiques « manuellement » dans Excel, mais, il n’y a pas à dire, une vrai solution agile qui les propose par défaut, c’est tout de même plus efficace et fiable.
- Scalabilité limitée: Excel peut devenir lent et instable lorsque de nombreux utilisateurs travaillent sur un fichier volumineux, ce qui peut poser des problèmes pour les projets de développement de grande envergure.
- Intégration limitée: Les outils de gestion de projet agile doivent s’intégrer facilement avec d’autres applications et systèmes utilisés par les équipes ou les clients, tels que les systèmes de gestion des sources, et le suivi des exigences, la gestion des tests. Excel, en tant que logiciel de tableur autonome, présente forcément des limitations en termes d’intégration avec d’autres outils.
- Suivi du travail inefficace: Un élément clé de la gestion de projet agile est le suivi du travail et des progrès. Les outils de gestion de projet agile doivent fournir des informations claires et actualisées sur l’état des tâches, les dépendances et les problèmes. Excel, en tant que tableur, n’est pas conçu pour gérer ce type d’informations de manière optimale. Les tableaux Excel peuvent rapidement devenir encombrés et difficiles à comprendre, ce qui rend le suivi du travail inefficace et frustrant.
Reconnaitre un bon outil de gestion de projet agile
Mettre fin au pilotage Excel Driven et adopter une solution de gestion agile est un choix judicieux pour améliorer l’efficacité et la flexibilité de votre organisation. Les logiciels agiles offrent de nombreux avantages par rapport aux tableurs Excel traditionnels, tels que la collaboration en temps réel, la planification flexible, la transparence et la capacité d’adaptation aux changements.
Un outil Agile efficace est une plateforme, qui facilite l’organisation, la planification, le suivi et la communication au sein d’une ou plusieurs équipes travaillant selon les approches Agile. Ces solutions sont conçues pour s’adapter aux changements rapides et pour soutenir les cycles itératifs de développement et d’amélioration continue.
Un bon outil Agile doit offrir un ensemble de fonctionnalités indispensables pour soutenir efficacement les équipes dans la planification, l’exécution et le suivi de leurs projets. Voici quelques fonctionnalités clés:
- Gestion du backlog: Un outil Agile doit permettre de créer, prioriser et gérer facilement le backlog du produit et des sprints, en intégrant des fonctionnalités pour ajouter des user stories, des tâches et des bugs.
- Planification des sprints: la solution doit faciliter la planification des sprints, y compris la sélection des éléments du backlog, l’estimation du temps et des efforts, et la répartition des tâches entre les membres de l’équipe.
- Tableau Kanban: Un tableau Kanban interactif permet de visualiser le flux de travail et le statut des tâches en temps réel. Il doit être facile à personnaliser et à mettre à jour pour s’adapter aux besoins de l’équipe.
- Gestion des tâches: L’outil doit offrir des fonctionnalités pour créer, assigner, suivre et mettre à jour les tâches, ainsi que pour ajouter des commentaires, des pièces jointes et des étiquettes.
- Suivi des efforts: Un bon outil Agile doit permettre de suivre le temps passé sur les stories et de comparer les estimations initiales avec les efforts réels, afin d’améliorer la précision des prévisions.
- Intégration avec d’autres outils: Un bon logiciel Agile doit être en mesure de s’intégrer avec d’autres outils utilisés par l’équipe, tels que les systèmes de gestion de code source, gestion des tests et les outils de suivi des issues/tickets.
- Reporting et analytique: L’outil doit offrir des rapports et des tableaux de bord en temps réel, ainsi que des fonctionnalités analytiques pour évaluer les performances du projet et identifier les améliorations possibles.
- Accessibilité et collaboration: Un outil Agile doit être accessible en ligne et permettre la collaboration en temps réel entre les membres de l’équipe, en offrant des fonctionnalités de partage, de commentaires et de notifications.
- Sécurité et conformité: Enfin, un outil moderne Agile doit assurer la sécurité des données et respecter les réglementations en vigueur, notamment en matière de confidentialité et de protection des données personnelles.
En conclusion, bien qu’Excel soit un outil utile pour certaines tâches, il n’est pas conçu pour répondre aux besoins spécifiques des projets agiles. Des outils plus adaptés et dédiées à la gestion agile existent, offrent des fonctionnalités spécifiques qui facilitent la collaboration, la planification et le suivi des projets agiles.