Tuleap propose un large éventail de modules, dont l’un est dédié au Suivi des Activités, utile également pour Gestion de Projet. Cet outil Tuleap permet aux équipes de gérer tous types d’activités, et de créer des rapports sous forme de graphiques ou tableaux visuels. Pour bien comprendre les notions clés de Tuleap Trackers, lisez plutôt.
L’outil de Suivi des Projets et des Activités de Tuleap, c’est quoi ?
Tracker, outil de ticketing, bug tracker, suivi des tâches, il existe de nombreux termes pour qualifier ce type d’outil. Dans Tuleap, vous trouverez le terme de Tracker ou Outil de suivi en français. Ce module hyper puissant, hyper flexible est au coeur de Tuleap.
Le module Tuleap Trackers permet de :
- Créer et gérer les tâches, les assigner aux membres de vos équipes,
- Optimiser la gestion et le suivi de vos projets en suivant l’avancement en temps réel,
- Créer et suivre tous types d’activités (tâches, bug, tickets…),
- Conserver l’historique de toutes les modifications qui ont été faites,
- Automatiser l’enchainement des tâches pour réduire les tâches manuelles,
- Fournir une base de données interrogeable, que votre équipe pourra consulter à l’avenir,
Qui peut utiliser cet outil ? Pour faire quoi ?
Parce qu’il s’adapte à chaque équipe, à chaque besoin, l’outil de Suivi des projets et des Activités de Tuleap convient à un large éventail d’utilisateurs et permet de résoudre de nombreux problèmes :
 Pour qui ? |  Pour quels cas d’usage |
|---|---|
| Développeurs logiciels Chefs de projet Product Owners Scrum Masters | ● Gestion des tâches ● Suivi des bugs, des tickets, des issues ● Gestion de projet agile ● Gestion de projet hybride (waterfall + agile) ● Développement logiciel |
| DSI/ Équipe informatique/IT | ● Suivi des demandes clients et des évolutions ● Gestion des anomalies, des problèmes |
| Assurance Qualité | ● Gestion des processus qualité ● Processus de validation ● Gestion des campagnes et des tests manuels |
Toute personne ayant besoin de suivre un élément d’un projet peut utiliser les trackers de Tuleap. Comme on peut le voir chez nos clients, beaucoup de services l’utilisent, y compris hors développement et hors IT ! Voici une liste (non exhaustive) des différents usages que peuvent faire d’autres départements de l’entreprise avec l’outil de suivi Tuleap.
| Pour qui ? | Pour quels cas d’usage |
|---|---|
| Achats et comptabilité | Suivi des contrats, factures, fournisseurs |
| Marketing | Gestion des tâches, événements |
| Ressources humaines | Consolidation des employés, formations |
| Ventes/commerciaux | Suivi des leads, clients, contrats |
Activités, Tâches, Artefact, Tickets, Issue: quelle différence ?
Vous rencontrerez de nombreux termes qui désignent généralement la même chose : activités, ticket, artefact, ou même « issue » de l’anglais, font tous référence à un élément de travail que l’on souhaite gérer, suivre son évolution, tracer ses changements car il va évoluer constamment au cours du projet.
Les activités peuvent donc porter plusieurs noms différents : ce qu’une équipe appelle un « bug », d’autres équipes peuvent l’appeler « un problème, une erreur, un défaut, une anomalie, une faute, un problème ou un incident ».
À l’origine, les outils de suivi ou les trackers étaient principalement utilisés pour surveiller les bugs. C’est pourquoi les termes hérités peuvent avoir une connotation quelque peu négative. Cependant, la nouvelle génération d’outils, dont l’outil de gestion des tickets de Tuleap, offre une variété de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de configurer les éléments qu’ils souhaitent suivre. Avec Tuleap par exemple, vous pouvez gérer tout ce que vous voulez.
Dans Tuleap, vous trouverez le terme générique « artefact ». Vous pourrez ensuite le renommer comme vous le souhaitez.
Concepts clés pour bien comprendre la Gestion de Projet et le Suivi des activités dans Tuleap
Pour comprendre ce qu’est véritablement l’outil de suivi de Tuleap, il est important de comprendre l’environnement dans lequel il évolue. Voici les concepts de base dans Tuleap :
- Une instance Tuleap : (l’armoire orange dans l’illustration) . C’est un serveur sur lequel est hébergée une plateforme Tuleap. Une plateforme peut héberger des dizaines, des centaines des milliers de projets.
- Un projet Tuleap : (une étagère rouge dans l’illustration) l’environnement de travail des équipes de développement logiciel, composé de plus ou moins beaucoup de modules.
- Tuleap Trackers (Outil de Suivi en français) : c’est un des modules de Tuleap, un outil que l’on peut activer dans les projets pour créer, stocker, suivre les changements. Dans un même projet, vous pouvez avoir un ou plusieurs trackers, pour suivre différents éléments. Ces trackers sont des outils centraux et extrêmement puissant qui savent s’adapter exactement aux besoins des équipes et à leur façon de travailler.
- Un tracker Tuleap : (chaque classeur vert dans l’illustration) c’est un outil de suivi qui permet de suivre un type d’élément du projet. Chaque tracker a ses propres caractéristiques : ses propres champs, son propre workflow, ses propres permissions… Un tracker est donc la somme de tous les artefacts relatifs à cet élément. Un projet peut avoir par exemple, un tracker de tâches, un tracker de bug et un tracker de demandes. Un autre projet, pourra avoir un tracker de users stories et un tracker d’anomalies.
Ce qui est très intéressant dans Tuleap, c’est que chaque administrateur d’un projet, peut créer autant de tracker qu’il le souhaite pour son projet et les ajuster en toute autonomie. - Un artefact : (chaque fiche bleue dans l’illustration) Il s’agit d’un élément de travail à suivre: une tâche, un bug, une demande client, une User Story…
- Un flux de travail (workflow) : un flux de travail Tuleap est la séquence de statuts et de transitions qu’un artefact traverse au cours de son cycle de vie. Avec Tuleap, la séquence des étapes d’un ‘workflow’ peut être automatisée pour gagner du temps et faciliter les transitions. Chaque tracker peut avoir un workflow spécifique.
- Traçabilité : l’une des capacités les plus puissantes du système de ticketing Tuleap est de fournir un suivi complet de tous les éléments de travail pendant l’ensemble du cycle de vie du développement logiciel. La traçabilité implique la définition d’exigences, la capture de ces exigences et le suivi des liens entre les exigences et d’autres artefacts tels que les tâches, les tests et les défauts ainsi que d’autres éléments de travail comme le code source, les documents ou les livraisons.
Exemples de trackers dans un même projet
Dans ce projet dénommé « BrainstormingApp 2 », il y a 6 trackers différents. Ils sont configurés de façon différentes et permettent de gérer de façon distincte une « story », d’un « bug ». Chaque tracker a un nombre d’artefact différent. Il y a 58 bugs au total, dont 16 ouverts par exemple.
Exemple d’artefact
En fonction des trackers auxquels ils appartiennent, les artefact peuvent avoir des champs et des présentations différentes.
Champs couramment utilisés dans les artefacts
- ID : numéro d’identification unique du problème. Deux problèmes ne peuvent pas avoir le même ID dans une seule instance Tuleap.
- Date de création : la date à laquelle l’incident a été créé.
- Dernière modification : la date du dernier changement.
- Description ou Sommaire : un court résumé de l’incident.
- Assigné : la personne ou groupe de personnes en charge de l’incident.
- Permissions : personnes qui possèdent les droits sur l’incident, pour le lire ou le modifier.
- Références : autre incident ou élément d’un projet (document, code source, test…) lié à cet incident.
- Fichier joint : une capture d’écran ou tout autre fichier dont l’objet est de fournir des informations complémentaires sur l’incident.
- Commentaires : là où tous les changements/modifications sont sauvegardés. C’est l’historique complet de l’incident. Vous pouvez y retrouver chaque élément de l’incident ayant été ajouté, supprimé, modifié, par qui et quand.
Les types de champs de l’outil de Suivi
Nous verrons dans un autre tutoriel comment personnaliser chaque outil de ticketing, déplacer des champs existants, en ajouter de nouveaux, supprimer les anciens et plus encore. Mais d’abord, regardons les champs les plus courants qui peuvent être suivis :
- Chaine de caractère : un texte sur une ligne, tel que RDT 45! Les tâches ou résumés par défaut en sont des exemples.
- Texte : peut contenir tout type de texte, par exemple l’explication d’un incident.
- Liste de choix ou Liste à choix multiple : permet aux utilisateurs de sélectionner une ou plusieurs entrées dans une liste de choix prédéfinis, au lieu de les saisir manuellement.
- Date : un champ avec un calendrier pour indiquer une date généralement au format AAAA-MM-JJ. Donc, 2013-03-21 est le 21 mars 2013, 2014-12-05 est le 5 décembre 2014.
- Entier : accepte des valeurs positives ou négatives mais pas des décimales. Par exemple : 5
- Flottant : peut contenir n’importe quel nombre réel, y compris des fractions et des valeurs négatives telles que 789,65 ou -4,56
Prochaines étapes
Vous avez maintenant des bases solides pour démarrer votre gestion de projet et des activités avec Tuleap. Pour aller plus loin, inscrivez-vous aux webinaires en ligne pour voir Tuleap dans un cas d’utilisation plus précis ou souscrivez à une formation Tuleap.