La Direction du Système d’Information de la Direction Générale de l’Armement du gouvernement français a lancé un grand projet de transformation numérique agile pour digitaliser les outils de travail quotidien, moderniser la gestion de projets par un mode plus agile et augmenter la collaboration des équipes. Tuleap est la base de ce nouveau Digital Workplace.
Le rôle de DSI de la Direction Générale de l’Armement est d’outiller les quelques 10.000 agents de la DGA, civils ou militaires, répartis sur une douzaine de sites en France. Voici comment la DSI s’appuie sur Tuleap pour amorcer la transition Agile et numérique.
♖ Challenge
Initier la transformation agile et favoriser la collaboration par un nouvel environnement de travail numérique (Digital Workplace)
★ Solution
- Souscription Tuleap Enterprise Edition Gold
- Membres de l’Open RoadmapTM
Tuleap est le levier de transformation numérique et des pratiques agiles.
✔ Résultats
Expérimentation rapide
grâce à l’open source puis à un déploiement d’Entreprise sécurisé
Diffusion de la culture Agile
un changement de culture en même temps que les outils
Optimisation de la gestion des projets
avec des outils visuels qui facilitent l’appropriation
Le challenge : démarrer une transformation numérique agile
Les activités de la DGA sont multiples: entretenir une base industrielle de défense, conduire des programmes d’armement, préserver une souveraineté industrielle française et préparer l’avenir. Comme toute grande organisation, la DGA a un service du système d’information qui veille à fournir aux 10.000 agents les outils numériques dont ils ont besoin. Avec la volonté de moderniser les façons de travailler et éviter le shadow IT, la DSI de la DGA a initié un grand projet de transformation numérique et agile.
Mieux répondre aux besoins internes et diminuer le shadow IT
Après une prise de recul et une cartographie des besoins auprès des équipes, le constat était net pour la DSI de la DGA :
- les équipes n’avaient pas de réponses suffisantes à leurs besoins quotidiens en terme d’outillage pour la gestion de contenus et le pilotage de leurs activités,
- le « shadow IT » augmentait, avec des projets qui duraient des années, qui coutaient des millions d’euros.
Face à ce problème, les agents finissaient par développer de façon autonome des bouts de logiciel dans leur coin pour adapter l’intranet, l’outil de travail commun. La DSI s’est retrouvée avec des développements non sécurisés, sur des systèmes anciens, complètement découpés des réseaux locaux.
Améliorer la collaboration des équipes
Pour que la transformation agile fonctionne et que les projets soient menés à bien, les équipes doivent travailler en étroite collaboration. D’où la volonté de la DSI de faciliter la mise en place de projets plus collaboratifs. Ceci permettra aux agents de devenir de véritables co-acteurs dans les projets. Les différents services de la DGA deviendront petit à petit plus agiles. Cela peut sembler logique de travailler conjointement entre différents services mais ce n’est pas toujours facile à mettre en place et ce n’était pas encore le cas à la DGA.
Mieux gérer les projets
La DSI de la DGA avait également le souhait de moderniser la gestion de ses projets de gouvernance. Elle désirait fournir des solutions novatrices soutenant efficacement l’organisation du travail et le suivi des activités. Ayant bien compris que les approches agiles sont des leviers d’efficacité et d’implication des agents, la DSI a décidé de lancer un mouvement agile, accompagné par des outils qui soutiennent la démarche.
Comment la DGA a amorcée sa transformation agile?
Rien de tel que d’essayer et d’apprendre avant de déployer. C’est l’approche qu’a adoptée la DSI de la DGA en se basant sur une solution Open Source. Zéro risque. Amélioration continue et retour sur investissement garantis.
Tuleap comme levier de transformation
La DGA avait donc besoin d’une solution logicielle qui viendrait outiller cette transformation numérique et agile. Tuleap a été choisi en tant que solution de planification agile d’entreprise (Agile Enterprise Planning Tool). En effet, Tuleap facilite la collaboration des acteurs et permet la synchronisation des équipes multi-profils en proposant des espaces de travail multi-métiers et adaptables aux besoins spécifiques.
Tuleap a été retenu entre autre pour son aspect « couteau suisse » qui le distingue des outils agiles et de suivi classiques, dont la structure est figée et orientée développement informatique.
Tuleap a été choisi pour son apport fonctionnel, son SLA, mais également pour le partenariat possible avec l’éditeur Enalean. De plus, en tant que membre de l’Open Roadmap de Tuleap, la DGA a la capacité d’influencer les évolutions futures de Tuleap. C’est une façon d’être plus réactif à leurs demandes internes, donc de réduire le shadow IT.
Expérimenter vite et bien, à moindre coût
Une transformation numérique et agile impacte de nombreux aspects : l’organisation interne, la gestion des projets, les outils, etc. Pour son projet de Digital Workplace, la DSI de la DGA avait besoin de pouvoir expérimenter facilement avec un coût d’investissement initial peu élevé. L’Open Source a été le moyen de faire ces expérimentations.
La DSI s’est naturellement intéressée aux solutions Open Source sur le marché qui offrent la possibilité d’analyser, tester, manipuler, faire des adaptations, et ensuite de monter à l’échelle. Avec un logiciel open source comme Tuleap, cela permettait à la DGA de tester rapidement la solution sur une échelle réduite, avant d’investir et de les déployer plus largement.
La DGA a commencé son expérimentation par la version communautaire de Tuleap (Tuleap Community Edition) avec l’ambition de se tourner vers la version Enterprise (Tuleap Enterprise Edition) en cas de succès.
La DSI de la DGA a bien noté les atouts des logiciels Open Source comme Tuleap :
- permet une expérimentation rapide et peu coûteuse,
- garantit la maîtrise du contenu du logiciel et des données hébergées en interne,
- est un gage de pérennité et une garantie d’interopérabilité.
Il fallait expérimenter de nouvelles façons de travailler.
Lancer des projets pilotes et déployer progressivement
Le déploiement à plus large échelle s’est déroulé de façon progressive, sur un an et demi. Le contexte critique de la DGA fait que les contrats et les déploiements techniques sont soumis à des processus d’autorisation exigeants, qui se traduisent par une phase préparatoire de plusieurs mois.
La DSI a donc lancé des projets pilotes avec des équipes et des activités un peu éloignées de l’informatique pour débuter. Grâce à l’expérience acquise sur ce premier déploiement, la DGA a ensuite pu accompagner les métiers sur des cas d’usages métiers et établir un processus plus efficace pour les briques logicielles suivantes du projet.
L’approche a été de démarrer par une instance sur un serveur de développement puis d’intégrer Tuleap dans tout l’écosystème IT.
L’état de la transformation agile à la DGA
Tuleap est devenu un acteur fondamental de la transition numérique de la DGA. La solution a permis d’amorcer le changement de culture vers l’agilité, d’optimiser la gestion de projets pour aller très progressivement vers une agilité à l’échelle.
Tuleap est une des briques du Digital Workplace de la DGA, un levier de transformation des pratiques de travail. Il favorise le management visuel (au lieu de mails et réunions), la collaboration sur des données structurées (au lieu de fichiers tableaux), l’implication de toutes les parties prenantes dans le suivi d’un service au quotidien.
Tuleap amorce le changement de culture vers l’agilité…
Tuleap est donc un acteur fondamental de la transition numérique de la DGA. Le challenge reste évidemment de taille, car comme dans toutes les grandes organisations encore ni digitalisées ni agiles, on retrouve des méthodes de travail traditionnelles, chronophages et moins efficaces, qui ont du mal à s’évaporer. Faire changer de mode de travail des gens dont la culture est de rédiger des documents, les faire signer, d’aller les transmettre et pour piloter tout ça, d’entretenir des petits fichiers Excel…. c’est un changement qui prend du temps.
Au-delà de l’aspect outillage, Tuleap aide les agents de la DGA à comprendre et implémenter les valeurs agiles. En effet, le projet de la DGA était non seulement d’avoir des outils qui permettent d’être agiles mais aussi d’essayer de commencer à expérimenter le fonctionnement agile. Mais le temps reste le meilleur allié car les valeurs agiles ne sont pas communes dans une organisation traditionnelle comme la DGA.
Avec Tuleap, la DGA défriche les valeurs agiles en même temps qu’elle apporte une solution pour les mettre en oeuvre.
… optimise la gestion de projets …
Tuleap est venu outiller de façon native la collaboration, en fournissant des outils qui permettent aux agents de capitaliser sur leurs connaissances et de retrouver en temps réel les informations sur leurs projets. Les équipes de la DGA utilisent donc Tuleap pour :
- gérer de nouveaux projets, notamment sur la partie IT,
- articuler des groupes de travail transverses à toute l’organisation,
- suivre les activités à flux, y compris des activités administratives, sous forme de Kanban et avec les outils de suivi.
« Tuleap est venu remplacer les tableaux Excel tenus laborieusement à jour, auparavant, par les animateurs de groupes de travail »
… vers une agilité à l’échelle avec SAFe
L’objectif ambitieux de la DGA est de se diriger progressivement vers une agilité à l’échelle de l’organisation. Cela passera sans doute par l’adoption d’un framework d’agilité à l’échelle, tel que SAFe (Scaled Agile Framework). Tuleap sera là pour le soutenir. En effet, la polyvalence de Tuleap leur permettra de répondre aux enjeux d’interdépendances spécifiques à l’organisation. C’est d’ailleurs un des prochains axes de la collaboration entre la DGA et Enalean dans le cadre de l’Open Roadmap.
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