La plupart des entreprises mènent plusieurs projets internes ou externes en parallèle. Avec la multiplication des projets, qui sont souvent cloisonnés et ne communiquent pas entre eux, il est de plus en plus difficile pour les dirigeants de les suivre. Mais les projets peuvent être confrontés à des dépassements de délais et de budget et ne réalisent pas les objectifs fixés. Comment alors obtenir une vision globale afin de mieux piloter l’ensemble ? Pierre-Yves Colle, IT Program Manager chez STMicroelectronics, le plus grand fabriquant européen de semi-conducteur, nous explique comment Tuleap a facilité son travail de reporting.
Pierre-Yves COLLE, IT program manager chez ST
Pierre-Yves COLLE, Responsable de grands projets IT chez ST, explique comment il fait travailler ses équipes projets avec Tuleap.
♖ Challenge
Gérer plusieurs projets IT d’envergure avec un outil simple d’utilisation pour ses équipes multi-profils et multi-sites.
★ SOLUTION
- Souscription Tuleap Enterprise Diamond
- Membre de l’Open Roadmap
✔ RÉSULTATS
En quasiment 30 ans d’informatique, Tuleap est le plus brillant logiciel qui m’ait été amené à voir.
Pierre-Yves Colle, Program Manager chez STMicroelectronics
Meilleure collaboration des membres d’équipes
La mise en place d’espaces de travail collaboratifs a permis de centraliser les membres d’équipes sur une unique plateforme.
Plus grande efficacité de suivi
La standardisation des processus et des flux de travail a permis une organisation commune plus efficace.
Prises de décisions plus rapides
Le suivi des projets s’est nettement amélioré, les décisions d’arbitrage et de pilotage sont facilitées.
Les challenges du Program Manager pour la gestion d’un portefeuille de projets
Chez ST, comme souvent dans d’autres organisations, un « programme IT » regroupe plusieurs projets informatiques. Ceux-ci sont gérés par des équipes autonomes, composées de dizaines de personnes, répartis sur différents continents. Plusieurs challenges s’imposent alors : Comment faire collaborer les personnes et gérer ces projets d’envergure ? Comment éviter les outils trop complexes et trop contraignants ? Comment ne pas se perdre dans des centaines d’emails non tracés ?
Faire collaborer les membres d’équipes distribuées
Les entreprises internationales comme ST ont souvent des équipes réparties dans plusieurs pays, sur plusieurs sites différents. Le travail de ST se répartis sur 11 sites en France, Italie, Inde, Singapour, Maroc, Chine, Etats-unis…. Il est courant de voir chaque équipe travailler avec sa propre méthode de gestion de projets et ses propres outils.
« Je devais orchestrer toutes ces équipes. Mais le challenge était de ne pas tomber dans l’excès inverse en imposant une application collaborative qui aurait été un véritable monstre. Il faut trouver quelque chose qui soit simple, efficace, adapté à notre situation. » Pour assurer une véritable collaboration et cohésion d’équipes, Pierre-Yves avait donc besoin d’un environnement de travail intégré capable de non seulement répondre aux besoins de chacune des équipes mais aussi de les faire collaborer de façon fluide, sécurisée et collaborative.
Supporter le risque de perdre des informations avec les emails
Un problème courant dans les entreprises est l’usage massif des emails ou des plateformes de messageries instantanées pour se tenir au courant du suivi des projets. Pourtant, ils sont extrêmement difficiles à suivre. « On perd le focus de l’action, ce qui est « complètement déstructurant. » explique Pierre-Yves. « J’ai cherché pendant très longtemps à résoudre le problème des mails. Étant informaticien, j’ai d’abord développé mes propres méthodes de travail et mes propres outils. Mais c’était uniquement personnel. Dans un milieu collaboratif, il faut trouver une solution adaptée à tous. »
Dans une gestion par mail, on subit. Avec Tuleap, on reprend le contrôle, et on le garde.
Devoir s’adapter à des outils traditionnels non flexible
Pour un IT Program Manager, les solutions helpdesk semblaient le moyen le plus efficace pour suivre les demandes. Mais pour Pierre-Yves, la rigidité inhérente aux outils classiques induisait une perte de temps considérable. Il explique : « On perdait un temps fou. On devait s’adapter au workflow de l’outil, au vocabulaire technique, à sa complexité d’utilisation. Tout cela pour se retrouver avec un environnement de travail inadapté, pas assez efficace, et beaucoup trop complexe alors que le besoin lui, pouvait être simple. «
Avec un Helpdesk classique vous subissez. Avec Tuleap, nous avons pu adapter notre environnement de travail. C’est l’outil qui s’est adapté à notre façon de travailler, pas l’inverse. Et tout ça en quelques clics.
Comment Tuleap a amélioré la gestion de portefeuille projets?
En tant qu’IT Program Manager, Pierre-Yves avait besoin d’un véritable « couteau suisse » comme Tuleap. Mais rien qu’en utilisant le module Tuleap Tracking, il possède tous les outils nécessaires pour répondre à ses objectifs. Pour gérer ces différents types d’activité, Pierre-Yves utilise les trackers Tuleap. Ainsi, il peut:
- Collecter les demandes d’amélioration des clients internes, en faire le suivi et un reporting pour le Top Management,
- Suivre et prioriser les Change Requests,
- Gérer les UAT (user acceptance tests).
Avec Tuleap, Pierre-Yves a accès à toutes les informations nécessaires pour suivre en temps réel l’avancement des projets qu’il pilote. Il peut ainsi faire un reporting synthétique pour le Top Management et rentrer dans le détail opérationnel avec les équipes R&D qu’il pilote.
Vous connaissez le WYSIWYG (What You See Is What You Get) ? Avec Tuleap, c’est plutôt WYWIWYS : What You Want is What You Set. Autrement dit, si tu veux un workflow bien spécifique, tu n’as qu’à le configurer.
Pierre-Yves Colle, Program Manager chez STMicroelectronics
Une vue « hélicoptère » pour le Top Management avec des rapports visuels
Pour répondre aux demandes du Top Management, Pierre-Yves doit fournir rapidement des informations sur l’état des projets en cours. Avec le module Tuleap Tracking, il crée des rapports visuels à la volée, en fonction de critères qu’il choisit:
forme d mettre en avant la vue de toutes les situations, ou seulement le « ongoing », ou encore telle partie du projet – qui vont apparaître en haut de l’écran sous forme de graphs. Non seulement j’ai une vue en un coup d’oeil des informations nécessaires mais j’ai aussi une réponse directe à donner au Top Management. »
Une vue « analytique » pour un rapport détaillé
« Là où ça devient intéressant, c’est que Tuleap permet, avec les mêmes critères de sélection, d’obtenir une vue globale pour le Top Management, mais aussi de rentrer dans le détail avec une vue « liste », disponible dans une fenêtre juste à côté. Et le petit plus, c’est que vous pouvez utiliser un code couleur pour illustrer et catégoriser vos données. »
Une vue synthétique sur le « point de situation »
Cette vue est encore plus synthétique que les autres. En tant qu’IT Program Manager, il est important de pouvoir voir rapidement le statut d’une action précise, autrement dit savoir où j’en suis, et ce qu’il me reste à faire. Et tout cela en une ligne.
« Lorsque vous avez une action en cours avec quelqu’un, j’aime beaucoup avoir le point de situation de mon action, et ce qu’il reste à faire. »
La vue par « cardwall »
Vous pouvez aussi utiliser les cardwall (tableaux) Tuleap pour avoir une vue du projet :
- par personnes – par ex. pour savoir comment sont réparties les tâches entre les membres ;
- par priorités – par ex. pour savoir le nombre d’items en priorité P1
- par semaines
Le contrôle des droits d’accès sur les champs
En tant que Program Manager, il est important de pouvoir avoir aussi son propre espace de travail personnel : « J’ai des champs dans mes trackers qui ne sont visibles que pour moi : en tant que Program Manager, je me mets mon propre point de situation sur mes actions, qui n’est pas visible par le reste de mon équipe mais qui me permet d’avoir une vue cachée lorsque l’on ne veut pas exposer certains points de blocage à tout le monde par exemple. »
Les Résultats
Des équipes plus alignées
Tuleap a permis à Pierre-Yves permet d’aligner ses équipes et dynamiser la collaboration : tous les collaborateurs sont désormais réunis sur une plateforme unique qui leur donne accès à toutes les informations nécessaires à la gestion de projets complexes et permet une meilleure collaboration et fusion des équipes.
Des espaces de travail et un workflow sur-mesure
Le module Tuleap Tracking est le plus puissant des bug trackers, une véritable mine d’or pour la gestion de projet. Sa flexibilité permet aux Chefs de projet de piloter chaque étape et de configurer des trackers pour tout type d’éléments liés au projet (tâches, stories, bugs, problèmes, to-do’s, exigences…). Pierre Yves-Colle explique qu’avec Tuleap ce qu’il apprécie c’est que l’on peut décider de « créer des nouveaux trackers ou de partir de trackers préexistants dont on modifie seulement certaines données… […] Mais ce qui est d’autant plus important, c’est la personnalisation des champs. » Avec les trackers Tuleap, les équipes projets chez ST bénéficient d’une forte traçabilité, de reporting visuels, et d’une liberté d’adaptation incomparable. Voir la suite du témoignage pour découvrir comment Pierre-Yves et ses équipes utilisent les trackers Tuleap pour leurs projets.
Des workflows personnalisés et partageables
Tuleap permet de reprendre le contrôle de son workflow. Comment ? Tous les modules sont configurables. Pour démarrer son projet, on ne se conforme pas aux éléments prédéfinis dans l’outil, mais on commence par lui dire ce dont on a besoin.
« Tuleap offre un metamodel. […] Avec Tuleap, on peut adapter l’outil à notre propre vocabulaire technique. Tous les champs inutiles que l’on retrouve ailleurs, qui ne servent à rien et qui ont leur propre contraintes lorsque les champs sont obligatoires notamment, ne sont pas présents dans Tuleap. Car on maîtrise la création même des champs à personnaliser. »
Ensuite, tout au long du projet, on peut enrichir les workflows : on peut intervenir sur un workflow en temps réel y compris sur des artefacts existants. Pour Pierre-Yves, il était important de pouvoir partager cela avec ses collaborateurs.
« Ce que j’aime, c’est que l’on peut se faire sa to-do list personnelle, mais on peut aussi l’étendre à d’autres personnes (équipes, chefs de projets, équipes business). De plus, il est très facile de sortir des rapports, qu’il s’agisse de rapports de haut niveau pour le top management ou de rapports détaillés pour faire des analyses. Et tout cela avec une seule application. »
Pourquoi Tuleap est le meilleur outil pour gérer les projets IT ?
Selon Pierre-Yves Colle, voici les caractéristiques qui font de Tuleap le logiciel indispensable pour une bonne coordination de projets :
- Simple d’utilisation
- Permet de structurer les activités, les actions, les améliorations… en bref, de faire du follow-up
- Collaboratif : vous n’êtes jamais seul devant vos mails, mais tous réunis sur une plateforme intégrée
- Permet de faire des weekly review meetings
- Un outil de reporting puissant, détaillés comme synthétiques
- Le meilleur ROI qui existe
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