L’Université Grenoble Alpes accueille 55.000 étudiants chaque année et 6.600 personnels. La nécessaire fusion des différentes DSI a été l’occasion d’une transformation agile, des valeurs aux outils. En quelques mois, la DSI de l’UGA a réussi à faire évoluer ses modes de fonctionnement pour ses projets de développements logiciels. Tuleap est l’outil qui a permis la mise en pratique concrète des approches agiles.

Interview client

Nina Reignier-Tayar est Directrice de l’Appui Numérique à l’Administration (DANA) à la DSI de l’UGA. Son rôle est d’animer les équipes de développement qui créent et maintiennent 200 applications logicielles au service des différentes Directions de l’UGA. Nina nous partage comment leur transformation agile à l’échelle s’est déroulée.

♖ Challenge

Faire évoluer la gestion de projets logiciels vers une approche agile plus proche des clients et outiller les équipes.

★ Solution

Solution Tuleap Enterprise Edition Silver (installation Sur site)

Interview N. Reignier-Tayar, Directrice de l’Appui Numérique à l’Administration – UGA.

Tuleap est un veritable soutien à notre efficacité agile.

N.REIGNIER-TAYAR, DANA/DSI de l’UGA

✔ Résultats

Une transformation agile réussie

en 3 étapes, des valeurs aux outils

75 utilisateurs, 200 applications

Adoption naturelle de l’usage de Tuleap pour le suivi des projets, à la fois par les équipes de développement que par les services demandeurs

Amélioration importante de la collaboration des équipes

"Les équipes sont plus soudées. Les gens sont heureux d’être dans cette direction."

Des projets menés 3 fois plus efficacement

et plus proches des directions clients

Le challenge de la fusion de services

Dans le cadre de la fusion des Universités des villes de Grenoble et Valence, il a été décidé pour plus d’efficacité de fusionner les 3 Directions des Systèmes d’Information. Mais une fusion est toujours source d’inhibitions et d’évolutions dans le mode de fonctionnement. La Direction Générale Déléguée au Système d’information et son service d’ « Appui Numérique à l’Administration » (DANA) devait relever plusieurs défis :

  • Accompagner le changement
  • Innover, être audacieux pour créer une nouvelle cohésion d’ équipe
  • Mettre en place un environnement de travail plus collaboratif
  • Se rapprocher des services métiers, demandeurs d’applications logicielles

Il y avait donc à la fois une réorganisation technique et humaine: des challenges RH, organisationnel et outillage. La fusion des DSI était un pré-requis à la fusion des autres services. Il n’y avait pas droit à l’erreur.

Pour mener à bien ce challenge, la DSI et le service DANA, ont décidé de s’intéresser aux approches agiles, y voyant un moyen de libérer le potentiel des équipes dans ce moment critique.

A quoi ressemble l’UGA maintenant

L’Université Grenoble Alpes en chiffres :

  • 5ème université française la plus innovante en Europe (Top 50 Reuters)
  • 6.600 personnels
  • 55.000 étudiants
  • 80 laboratoires de recherche
  • 23 facultés et écoles

La DSI de l’UGA :

  • 2.500 tickets / mois
  • 200 applications logicielles de gestion
  • 80.000 comptes informatiques
  • 200 serveurs
  • 200 sites web hébergés
  • 75 collaborateurs

Une transformation agile en 3 étapes

Etape 1 : Fusion des 3 DSI autour de valeurs communes

Pour débuter, la DANA a commencé par créer des groupes de travail par thématiques. Mais très vite, il a été noté des différences culturelles, des différences de méthodes de travail et des différences dans les outils utilisés. Mais comme le dit Nina Reignier-Tayar: « C’est l’humain qui est au coeur de la modification organisationnelle. C’est lui qui mène le changement. On a donc travaillé sur nos valeurs communes, au delà des compétences individuelles. Nous sommes arrivés à la mise à plat de 4 principes:

  • Celui qui sait fait
  • Droit à l’erreur
  • L ’usager est au coeur de notre travail
  • Entraide, bienveillance

C’est par un consensus sur ces valeurs que l’on a amorcé notre transition vers l’agile. »

Grâce à cette première base commune, il n’y a pas eu de coupure des services numériques, les étudiants ont pu être diplômés de la nouvelle université nouvellement créée, la gestion du nouveau personnel embauché s’est déroulé normalement, les commandes nt pu être passés, les fournisseurs payés.


Etape 2 : Transition agile avec 3 projets pilotes

Pour initier par la pratique les approches agiles, la DANA a mis en place 3 projets pilotes avec la Direction des Finances, les RH et la Formation et Vie Universitaire.

  • Des formations et des ateliers d’accompagnement ont permis aux équipes la mise en place des pratiques agiles. Seules les cérémonies et les principes qui plaisaient ont été appliqués.
  • Côté outillage, l’UGA a installé Tuleap Community Edition pour prendre en main l’outil avec les fonctionnalités agiles de base.
  • Une nouvelle « salle projet » dédiée aux cérémonies agiles a été créé avec un écran tactile affichant les tableaux Scrum et Kanban, des chaises debout/assis.

Tuleap comme levier de mise en pratique agile

Ces projets pilotes étaient des itérations de courtes durées dont l’objectif était l’apprentissage et la livraison d’un Minimum Viable Product (MVP). Tuleap a permis de :

  • Créer un backlog avec la collecte des besoins métiers,
  • Planifier un projet agile par versions puis sprints,
  • Apprendre à suivre un projet agile au quotidien : standup avec un cardwall, graphique burndown,
  • Suivre la vélocité.

Cette étape a été une démarche pédagogique, à la fois auprès des équipes de développeurs qui apprenaient comment jouer leurs rôles de Product Owner, de Scrum Master, que des services demandeurs qui devraient apprendre à exprimer leurs besoins.


Etape 3 : Passage à l’échelle avec Tuleap Enterprise Edition

Dès lors que les bons réflexes étaient ancrés, les nouveaux rôles incarnés, la DANA a décidé de déployer plus largement les pratiques agiles avec un environnement qui centraliserait toutes les informations des projets informatiques et applicatifs. Tuleap Enterprise Edition a été choisi : « Ce qui nous a séduit dans Tuleap, ce sont tous les outils de collaboration intégrés: scrum planning, intégration continue, gestion documentaire. On choisi la version Enterprise pour bénéficier des fonctionnalités de stabilité et de sécurité. »

Une gestion de projets plus efficace

Désormais, Tuleap est utilisé pour le suivi des projets applicatifs avec les différentes Directions. La collaboration est plus fluide, le suivi des projets bien plus efficace. Les équipes de l’UGA utilisent un grand nombre d’outils à disposition dans Tuleap: Scrum planning, tableau Kanban, Git, Gestionnaire de documents, intégration continue.

Nina Reigner-Tayar

Avec la mise en place de principes agiles, la fusion réussie des DSI a hissé la nouvelle DSI parmi les grandes directions stratégiques.

Nina REIGNIER-TAYAR, Directrice de l’Appui Numérique à l’Administration à la DSI – UGA

Les résultats

Adoption naturelle de l’usage de Tuleap pour le suivi des projets, à la fois par les équipes de développement que par les services demandeurs: 75 utilisateurs, 30 projets

Tuleap est devenu le référentiel de nos spécifications fonctionnelles. Tout nouveau projet passe par Tuleap pour le suivi.

Amélioration importante de la collaboration des équipes

Les équipes sont plus soudées. Les gens sont heureux d’être dans cette direction.

Des projets menés 3 plus efficacement

Tuleap est un veritable soutien à notre efficacité agile

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