Trois ministères du Gouvernement Français responsables des archives de l’État – le Ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères, le Ministère des Armées et le Ministère de la Culture – ont mutualisé leurs efforts pour répondre à l’enjeu de l’archivage numérique tout au long de leur cycle de vie. Avec Tuleap, ils ont réussi à mettre en place une approche agile Scrum de Scrum et développer une solution logicielle sécurisée et pérenne, devenue une référence.

Vitam secteur d'activité

En 2020, nous avons un logiciel d’archivage numérique de référence. Vitam est reconnu comme une réussite, et ce n’est pas fini.

Jean-Séverin Lair, Directeur du Programme Vitam de 2015 à 2019. Source : rapport pluriannuel

♖ Challenge

Développer une application logicielle utilisable par plusieurs ministères afin d’assurer l’archivage de données de façon sécurisée (des dizaines de milliards de fichiers à conserver pendant + de 20 ans)

★ Solution

  • Approche agile Scrum de Scrum
  • Solution Tuleap Enterprise Edition Gold (installation Sur site)

✔ Résultats

  • Une solution logicielle permettant la gestion unitaire et sécurisée de milliards d’objets, relevant un défi à la fois technique et fonctionnel
  • Satisfation des 16 clients partenaires des secteurs publics et privés
  • Un exemple de réussite de projet !

Grâce à Tuleap, nous avons orchestré plusieurs équipes en Scrum de Scrum et livré 3 versions majeures en 4 ans.

Thierry Devillechabrolle, Architecte technique DevOps du Programme Vitam, Ministère des Armées

1 version intermédiaire tous les 4 mois


avec un développement agile en Scrum de scrum et des itérations régulières

Haut niveau de satisfaction clients

grâce une approche qui a mis les partenaires au coeur du projet, avec une une vision claire des releases à venir

Rapidité de la gestion des demandes

via Tuleap en tant que HelpDesk et un suivi en Scrumban

Le challenge: orchestrer plusieurs équipes en Scrum de Scrum pour des livraisons régulières et coordonnées

Le projet Vitam vise la réalisation d’un logiciel d’archivage numérique de type back office assurant la gestion unitaire et sécurisée de très gros volumes d’archives (textes, audios, vidéos, images, plans, bases de données). Il a été choisi de l’élaborer selon la méthode agile, pour assurer des livraisons régulières et évolutives. Dans ce contexte, il fallait un outil qui réponde aux exigences à la hauteur du projet. Tuleap a été choisi car complet, flexible, Open Source et avec un support professionnel.


Contexte et exigences du programme Vitam

L’État français est actuellement dans une dynamique de dématérialisation des processus administratifs. De plus en plus de décisions concernant les citoyens, ou plus largement les actions de l’État, n’existent que sous forme papier : il est donc impératif d’accompagner la transition numérique de l’État pour garantir la préservation de son patrimoine informationnel. Le Ministère des Armées, le Ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères et le Ministère de la Culture, investis chacun d’une mission d’archivage historique, ont décidé de concevoir ensemble une solution d’archivage numérique à implémenter dans leur contexte propre.

Vitam est un projet d’État avec un haut niveau d’exigences :

  • Pérennité : le logiciel développé devra avoir une durée de vie d’au moins 20 ans.
  • Haute sécurité : la gestion unitaire et la préservation de dizaines de milliards d’éléments doivent être absolument sécurisée.
  • Réutilisation : la solution doit être réutilisable le plus largement possible par les entités publiques et privées.

Tuleap a été sélectionné car permettant de répondre à ces demandes clés.

Un logiciel agile et flexible

La Direction Vitam avait une forte volonté de développer l’application logicielle en mettant en oeuvre les approches agiles. Il fallait donc une solution logicielle qui puissent soutenir les pratiques agiles et soit suffisamment flexible pour s’adapter à la particularité du contexte.

Tuleap a été choisi car il n’impose pas une méthode agile précise. Avec Tuleap, les équipes Vitam peuvent à la fois suivre leurs projets en Scrum de Scrum, Scrum, Kanban ou tout simplement adapter Tuleap à leur propre façon de faire.

Une équipe de support professionnelle et réactive

« En plus d’être une solution française, aspect qui est également important pour nous, nous souhaitions avoir l’assurance d’un support réactif. Le SLA de Tuleap Enterprise Edition Gold nous permet d’avoir une plateforme toujours disponible pour nos équipes, sécurisée et mise à jour. »

« On a des échanges réguliers et riches avec l’équipe Tuleap. C’est une force. J’apprécie la disponibilité des équipes, que ce soit pour du support technique ou de l’accompagnement. »

emmanuel laborde vitam projet agile

Ce projet avait tout l’air d’un pari : un programme interministériel, visant à développer un logiciel libre, en Agile, faisant se rencontrer des métiers et des savoirs différents. Je suis aujourd’hui convaincu que cet ADN atypique est un facteur essentiel du succès du programme.

Emmanuel Laborde, Directeur du Programme Vitam

L’ Open Source pour la pérennité

L’un des premiers souhaits de l’État français était de développer un logiciel open source. Vitam est donc une application logicielle qui se veut libre et redistribuable (licence CeCILL), conçue avec des briques de logiciels libres (Git, elastic search…).
Le choix d’être un logiciel libre a pour objectif de faciliter sa réutilisation, son évolution, son
adaptation à des contextes particuliers si nécessaire, sa maintenance et donc globalement sa pérennité.

Convaincue des avantages des logiciels open source, il est apparu évident pour l’équipe Vitam de choisir une solution qui prône ces valeurs et cette ouverture. Tuleap est la seule solution qui répondait à cette demande de solution professionnelle, agile et 100% open source.

Comment Tuleap a permis de développer une solution logicielle au plus proche des attentes clients ?

Le mode de réalisation de Vitam était basé sur une interaction forte avec les utilisateurs. Des rendez-vous réguliers (multilatérales archivistes) ont été organisés par l’équipe Vitam afin de favoriser la remontée des besoins. Tuleap était au coeur de l’usine logicielle Scrum de Scrum de Vitam pour collecter, prioriser, planifier le travail. Il s’agissait de « transformer » les besoins clients en User Stories et d’articuler les différentes releases pour des livraisons régulières et cohérentes.


Vitam a été développé avec Tuleap selon les approches agiles qui permettent de :

  • faire intervenir les archivistes au cœur du processus de développement,
  • optimiser la production de valeur métier,
  • permettre des adaptations même importantes pour prendre en compte l’évolution des pratiques professionnelles naissantes de l’archivage numérique.

Pour bien mettre les clients finaux au coeur du développement, des chantiers métiers ont été menés par l’équipe Vitam sous la forme d’ateliers collaboratifs avec des archivistes de diverses entitées publiques.

Organisations partenaires et clientes du programme Vitam

Elevator Pitch de Vitam

Pour partager la vision du produit, on utilise souvent en Scrum un outil simple dénommé « elevator pitch ». Il s’agit d’une phrase résumant l’enjeu d’un projet. Voici celui de la solution Vitam :

Pour les services de l’Administration, afin de satisfaire les enjeux d’accès dans le temps à leurs informations numériques, Vitam propose une solution logicielle libre d’archivage, évolutive, simple et facilement interfaçable qui permet la gestion unitaire et sécurisée de milliards d’objets et vise son adoption par le plus grand nombre d’acteurs publics

Personas agiles

Le développement agile a pour objectif de prendre en considération les besoins des « parties prenantes ». Pour Vitam, sont pris en compte : 

  • Les archivistes des partenaires publics et privés : ils sont les porteurs du besoin fonctionnel. Leur objectif est que Vitam puisse prendre en charge des archives, en assurer la pérennisation et faciliter l’accès dans le respect des normes.
  • Les informaticiens chargés de production. Leur objectif est que Vitam puisse être intégré et exploité de manière sûre avec un minimum de charge.
  • Les développeurs. Vitam, en tant que back-office, offre de multiples API à l’usage d’autres applications versant ou consultant des archives. Les développeurs ont donc besoin que les API de Vitam soient facilement manipulables avec des concepts clairs, et mobilisables dans des contextes technologiques variés.

Livraison de 3 versions majeures en 4 ans grâce au développement en Scrum de Scrum

Une organisation sur 2 niveaux

Sur 5 ans, 86 personnes sont intervenues au sein de l’équipe projet, avec 1 à 4 équipes en parallèle. Les équipes VITAM ont travaillé en Scrum de Scrum, une des méthodes d’agilité à l’échelle.

Le projet s’articulait sur deux niveaux de hiérarchie :

  • un niveau de pilotage global qui assure le lien avec les Stakeholders ;
  • un niveau par équipe Scrum.

L’ organisation s’appuyait sur 4 entités transverses de support :

  • le Board technique
  • le Board fonctionnel
  • l’équipe Usine Logicielle
  • l’intégrateur
Deux niveaux de hiérarchie pour les équipes agiles de Vitam

Plus précisément:

  • Équipe de pilotage : elle définit le contenu des releases, gère l’adhérence avec les interlocuteurs externes. Elle assure le reporting global du projet, mesure sa vélocité globale, consolide le Backlog global. Elle décide de la création de toute nouvelle Feature Team, valide le DOD (Definition of Done) global du projet. Elle organise le Scrum de Scrum et les revues de sprint globales ainsi que les rétrospectives ;
  • Stakeholders : ils proposent et valident les User Stories lors des tests fonctionnels via l’intermédiaire de l’équipe de pilotage ;
  • Feature Team : elle a la responsabilité de produire des briques logicielles sur une ou plusieurs parties métier. L’équipe est autonome et multi-compétente.
  • Component Team : elle a la responsabilité de produire des briques logicielles transverses aux services des Features Teams. La création d’une Component Team est nécessaire soit quand un ensemble de features touche à trop de User Stories, soit quand un ensemble de features devient trop technique et qu’il est difficile d’en tirer une vision utilisateur.
  • Board Technique : il garantit la cohérence technique du projet et valide les choix d’architecture technique ainsi que la qualité du code.
  • Équipe Usine Logicielle : elle maintient l’usine logicielle qui assure la gestion du train de releases, la gestion des branches et les étiquettes de versions.
  • Intégrateur: il teste et garantit l’exploitabilité et la performance de la solution logicielle.

Cycle de développement du train de releases

Le cycle de développement de VITAM était le suivant :

  • 3 semaines pour les sprints (itération),
  • 3 à 4 mois soit 5 sprints par version intermédiaire (Release),
  • 1 an pour les versions majeures.

Sur les 5 sprints prévus pour produire une Release, il y avait :

  • 3 sprints dédiés complètement à la production de la release ; à la fin du troisième sprint, le contenu de la release est figé ;
  • les deux sprints suivants étaient dédiés 1) aux tests de non-régression, de cohérence globale, de performance, d’exploitabilité et aux fixings en conséquence et 2) à la production de la release suivante, dans le temps disponible restant.
Cycle de développement Scrum de Scrum du programme Vitam

Tuleap a permis d’orchestrer cette organisation des équipes et la planification des releases. Ainsi, avec Tuleap, les équipes de développement ont pu :

  • collecter les besoins des utilisateurs futurs (voir Personas Agile au-dessus),
  • les prioriser pour former un Product Backlog organisé,
  • transformer ces besoins sous forme de User Stories,
  • planifier les User Stories, les découper en tâches de développement fonctionnel ou technique,
  • lier les tâches au code source répliqués dans le gestionnaire de version Git de Tuleap.
Planification de la release n°16 de Vitam dans le Tuleap Scrum Planning

Avec Tuleap, tout le monde avait une vue sur le contenu des releases à venir. Les ministères porteurs et les partenaires pouvaient ainsi se caler sur les livrables des sprints pour réaliser leurs propres développements. Ces livraisons régulières leur permettaient aussi d’effectuer des tests qui contribuent à la qualité des livraisons et livrables.

Des équipes en Scrum autonomes

Chaque équipe était autonome pendant un sprint et pilotait ses propres activités. Au début de chaque sprint, chaque équipe possédait son Sprint Backlog issu du Backlog d’itération et à la fin de chaque sprint, une revue de sprint était réalisée localement par équipe. Puis une revue de sprint transverse était organisée par le pilotage du projet, réunissant les PO/SM de chaque équipe, afin de consolider le backlog projet et de prendre les décisions transverses qui affectent l’ensemble des équipes.

Articulation des Sprints et de la revue globale

Optimiser la gestion de la maintenance avec Scrumban et la traçabilité

Le grand socle de l’application logicielle Vitam étant livré, le projet est entré dans une phase de maintenance évolutive. Cela consiste à améliorer le produit, à la fois au niveau technique (performance, robustesse, mises à jour technologiques) et au niveau fonctionnel. Les différents partenaires de Vitam expriment leurs demandes d’évolution via Tuleap, qui joue ici un rôle de plateforme de ticketing ou HelpDesk. Les demandes sont ensuite analysées et prises en charge par l’équipe de maintenance.

Pour le suivi des demandes d’évolution, l’équipe Vitam a choisi le Scrumban, cette méthodologie agile qui permet de bénéficier des itérations du Scrum et du concept de flux, tiré du Kanban. Pour résumer, contrairement à l’usage du Scrum, le Scrumban cherche à gérer du flux tiré et non plus du flux poussé. Pour faire simple, les équipes Vitam ne planifieront plus leur travail pour un sprint complet mais prioriseront les activités au fur et à mesure, en fonction des demandes poussées.

Tuleap permet ainsi à l’équipe Vitam :

  • de simplifier le suivi du projet en s’appuyant sur un support visuel (tableau Kanban),
  • de mieux gérer le flux entrant de tickets,
  • d’optimiser le workflow et la répartition des tâches.

Kanban permettant de suivre les demandes d’évolution émises par les clients de Vitam

Mais comment réussir à comprendre l’historique d’un développement quand on fait de la maintenance ? C’est la traçabilité qui fait qu’on y arrive ou pas. La traçabilité c’est remonter le cycle de vie d’un morceau de code, pour comprendre son origine, les incidents liés, le besoin initial du client. Avec Tuleap, la traçabilité entre une user story et un code source est faite automatiquement, facilement ; ça fait gagner du temps aux équipes de maintenance qui reprennent le travail.

Grâce à Tuleap, on a une traçabilité de toutes les modifications qu’on fait entre le code et les users stories. La maintenance est facilitée. Ça nous permet de retrouver a posteriori des informations capitales quand on veut faire de la recherche sur incident, pour mieux le comprendre, mieux le résoudre. C’est puissant.

Thierry Devillechabrolle – Architecte technique DevOps – Programme Vitam – Ministère des Armées

Les résultats

  • Efficacité de la mise en oeuvre de l’approche agile Scrum de Scrum avec Tuleap
  • Une solution réutilisable et réutilisée, conformément aux objectifs du Programme
  • Succès de la solution logicielle Vitam auprès des clients avec désormais une appropriation par les organisations publiques et entreprises privées

Plus d’infos et sources : programme Vitam et rapport pluriannuel

  • Continuité d’évolution de la solution avec une gestion de la maintenance évolutive optimisée
  • Intégration des contributions au code de la solution logicielle

Prêt à vous lancer ? Voyons ensemble comment Tuleap peut vous aider à mettre en place Scrum de Scrum

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